NOTIFICACIONES Y PRESENTACIONES ELECTRÓNICAS: Nuevas dudas en la Provincia de Buenos Aires
Por Pablo GRILLO CHIODINI
SUMARIO: I. Introducción.— II. Vigencia y ámbito de aplicación.— III. El domicilio electrónico.— IV. Notificaciones electrónicas.— V. Escritos electrónicos.— VI. Escritos en papel.— VII. Copias de escritos.— VIII. Documentos adjuntos.— IX. Recepción de material para confronte por el tribunal (cédulas, oficios, mandamientos, etc.).— X. Recepción de escritos por el tribunal.— XI. Conclusiones.
Tanto en el fuero Civil y Comercial, como en el Laboral, de Familia, Contencioso Administrativo, en el fuero Penal y de Responsabilidad Penal Juvenil, en todos los organismos que cuenten con la tecnología necesaria para ello, rige el sistema de presentaciones y notificaciones electrónicas. La aplicación de este sistema no requiere de la adhesión del tribunal y las partes pueden realizar presentaciones electrónicas sin necesidad de completar planilla alguna o de dar aviso previo al tribunal, ni de presentarse personalmente para hacerlo.
- Introducción
No obstante el tiempo transcurrido desde el dictado de las normas de la Legislatura de la Provincia de Buenos Aires y la Suprema Corte de Justicia, que pusieron en funcionamiento un sistema de presentación de escritos y notificaciones de modo electrónico o digital, continúan las marchas y contramarchas, los temores y las dudas por parte de los operadores del sistema, tanto en el interior del Poder Judicial como en el foro.
Como lo sostuvimos en aquella oportunidad, luego de casi 1000 años de usar el papel como único soporte para los actos procesales, la aparición de nuevas tecnologías introdujo un cambio al que cuesta acostumbrarse.
En las pocas líneas que siguen intentamos actualizar una guía sencilla respecto de las dudas más comunes que se plantean ante la aplicación del nuevo sistema.
- Vigencia y ámbito de aplicación
El sistema de presentaciones y notificaciones electrónicas se encuentra vigente en todos los organismos del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires.
A partir del 02/03/2015, todas las dependencias administrativas y jurisdiccionales de la Suprema Corte de Justicia de la Provincia y los órganos de los fueros Civil y Comercial, Contencioso administrativo, de Familia, del Trabajo y Justicia de Paz deberán recibir y tramitar las presentaciones electrónicas efectuadas por los organismos públicos, auxiliares de la justicia y letrados (1).
La Suprema Corte de Justicia reafirmó tal obligatoriedad al “…Recordar a los titulares de órganos jurisdiccionales de los fueros Civil y Comercial, de Familia, Contencioso Administrativo, Laboral, de la Justicia de Paz, Penal y Responsabilidad Penal Juvenil de la Provincia de Buenos Aires la vigencia y alcance del sistema electrónico de notificaciones…” (2).
La misma resolución afirma que “…los órganos jurisdiccionales —comprendidos en el Acuerdo 3733— que cuentan con la tecnología de notificaciones electrónicas, se encuentran obligados a comunicar los actos procesales pertinentes por tal medio, salvo razones fundadas en contrario…” (3).
Por ello, tanto en el fuero Civil y Comercial, como en el Laboral, de Familia, Contencioso Administrativo, en el Penal y de Responsabilidad Penal Juvenil, en todos los organismos que cuenten con la tecnología necesaria para ello (conexión a Internet y “Sistema Augusta”), rige el sistema de presentaciones y notificaciones electrónicas.
La aplicación de este sistema no requiere de la adhesión del tribunal; y las partes pueden realizar presentaciones electrónicas sin necesidad de completar planilla alguna o de dar aviso previo al tribunal, ni de presentarse personalmente para hacerlo.
III. El domicilio electrónico
En todos los procesos debemos constituir domicilio electrónico a fin de cumplir con los arts. 40 y 41 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires
El domicilio constituido electrónico fue establecido por la reforma de la ley 14.142 al Código Procesal Civil y Comercial de la Provincia de Buenos Aires (“Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires”) y a la ley de Procedimiento Laboral 11.653.
Actualmente el art. 40 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires establece la necesidad de constituir tanto un domicilio físico, como un domicilio electrónico (4).
A su vez, el art. 41 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires indica que el incumplimiento de la carga impuesta por el art. 40 implica que se tenga a la parte por constituido el domicilio en los estrados del juzgado.
Y la carga del art. 40 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires implica ahora constituir ambos domicilios: (i) el domicilio constituido “físico” y (ii) el domicilio constituido electrónico. La falta de constitución de uno de los dos implicaría —según el art. 41 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires— el domicilio en los estrados.
En ese sentido, la Suprema Corte no ha hecho más que recordar a los jueces la necesidad de aplicar las normas de los arts. 40 y 41 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires, sin innovar al respecto (5).
Es claro que la necesidad de constituir ambos domicilios no nos satisface; y que una futura reforma procesal deberá hacerse cargo de tal circunstancia.
En el ínterin, no vemos inconveniente para que un abogado que litigue en otra jurisdicción constituya domicilio electrónico, y el “físico” en los estrados del juzgado. En tal caso las notificaciones que deban realizarse en el domicilio físico se harán en los estrados del juzgado, pero todas las demás en el domicilio constituido electrónico.
Esta interpretación flexible permite admitir la independencia entre el domicilio constituido físico y el domicilio constituido electrónico: la falta de uno de ellos perjudica las notificaciones que debían dirigirse a ese domicilio, pero no las que debían cursarse al otro.
Este criterio se ve fortalecido por una reciente decisión judicial según la cual, ante la ausencia de un domicilio electrónico, se notificarán en los estrados del juzgado las decisiones que deban notificarse al domicilio electrónico, pero seguirán dirigiéndose al domicilio físico las decisiones excluidas de la notificación electrónica (6).
¿Y cuáles son esas notificaciones que aún deben dirigirse al domicilio constituido físico?
Las notificaciones electrónicas “…no podrán utilizarse en los supuestos de notificaciones previstas en los aparts. 1), 10) y 12) del art. 135…” (7).
Por lo tanto la notificación electrónica no procede para dar traslado de la demanda ni para citar a personas extrañas al proceso, ni para la notificación de “…las sentencias definitivas y las interlocutorias con fuerza de tales, con excepción de las que resuelvan negligencias en la producción de la prueba…”.
Si la exclusión del traslado de la demanda y de la citación a personas extrañas al proceso resulta lógica y comprensible (la notificación nunca se practica a un domicilio constituido, ni físico ni electrónico), la exclusión de las sentencias sólo demuestra poca confianza en el sistema y no parece justificada. Debería reformarse.
Adicionalmente, el Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos establece expresamente que el domicilio electrónico debe constituirse en el de un abogado, aun cuando no sea el que actúe en el expediente (8).
- Notificaciones electrónicas
Las notificaciones electrónicas pueden ser practicadas por el tribunal y/o por una de las partes, a quien tenga constituido un domicilio electrónico.
La falta de constitución de un domicilio electrónico —como se indicó en el pto. III— implica que la parte tenga constituido su domicilio en los estrados del juzgado. En el criterio más amplio (v. nota 6) ello no rige para las resoluciones que deben notificarse en papel, de acuerdo con el art. 143 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires.
El abogado que ha constituido domicilio electrónico recibe sus notificaciones electrónicas en un portal (9).
Para ello debe entrar al portal de notificaciones electrónicas para saber si ha recibido una cédula.
Las notificaciones se producen los días martes y viernes, del mismo modo en que se produce la notificación ministerio legis según el art. 133 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires. Es decir, que las cédulas que lleguen los días viernes y lunes quedarán notificadas los martes; y las que lleguen los martes, miércoles y jueves quedarán notificadas el viernes siguiente (10).
Sin embargo, en casos de urgencia debidamente indicados en la providencia respectiva, ésta podría quedar notificada en el mismo día en que la cédula se encuentre disponible en el sistema (11).
Las cédulas electrónicas pueden llevar copias adjuntas, en formato pdf.
El art. 1º del Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos (12) establece como regla, para todas las notificaciones al domicilio constituido, la comunicación electrónica. Ello con la sola excepción de las resoluciones previstas por el art. 143 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires, que deben notificarse en papel o las que el juez expresamente señale por “graves razones”.
Además prohíbe a los organismos responsables de practicar las notificaciones recibir cédulas en formato papel, las que deberán devolver a los órganos que las libraron.
Cuando sea menester la adjunción de copias, éstas deberán agregarse también en formato electrónico. El reglamento establece que ello implicará una declaración jurada acerca de la autenticidad de tales copias digitales, lo que nos resulta llamativo toda vez que la agregación de copias en papel no conlleva —según el Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires— una declaración semejante.
También las cédulas que deben diligenciarse en “formato papel” pero sin copias (p. ej., citaciones de testigos) deben remitirse al juzgado para su confronte en forma electrónica y serán impresas directamente por la Oficina de Mandamientos y Notificaciones respectiva (13).
En cambio, si deben diligenciarse en papel y si llevan copias (traslado de la demanda o documentos, etc.), todo el trámite se hará del modo tradicional (14).
- Escritos electrónicos
Quienes cuentan con firma electrónica y dispositivo criptográfico (token) pueden presentar escritos en forma electrónica.
El escrito electrónico no es un anticipo de un posterior escrito en papel, ni necesita ser reforzado o complementado por uno en papel. El escrito electrónico es un escrito cuyo original nace y se presenta en formato digital a través de un portal (15).
El escrito electrónico debe llevar una firma digital. Por lo tanto, sólo pueden presentar escritos electrónicos quienes hayan tramitado esa firma digital (abogados, peritos, martilleros, etc.).
Un escrito que precisa, además de la firma del abogado, la firma de la parte, no puede ser presentado en forma electrónica, y debe presentarse en papel (salvo que el cliente, circunstancialmente, tenga una firma electrónica).
Por lo tanto, los escritos que pueden presentarse en forma electrónica por parte de los apoderados son:
- a) los que presente el letrado apoderado;
- b) los que el patrocinante presente con su sola firma por tratarse de presentaciones de mero trámite;
- c) aquellos en los que el abogado invoque el art. 48 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires; y
- d) los que el abogado presente por su propio derecho.
Ello implica que los sistemas electrónico y en papel continuarán coexistiendo, tal como se expondrá en el capítulo siguiente.
En cuanto al poder necesario para realizar las presentaciones electrónicas, el art. 2º del Protocolo de Presentaciones Electrónicas aprobado por la res. SC 3415/2012 indica que siempre puede tramitarse una carta-poder ante el Actuario, cualquiera sea el monto del juicio, cuando se solicita para hacer presentaciones electrónicas. No opera en este caso, por lo tanto, la limitación del art. 85 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires (16).
Los escritos electrónicos pueden presentarse en cualquier hora de cualquier día (hábiles o inhábiles). Si fuesen presentado durante días y/u horas inhábiles se tendrán por presentados a las 8 horas del día siguiente hábil.
Los escritos quedan presentados desde el mismo momento en que el firmante presiona “Firmar” y “Enviar” en el portal. Ello es independiente de cualquier actividad que realice el tribunal.
Es decir que cuando el tribunal no vea el escrito al día siguiente, o no lo tenga por recibido, el escrito igualmente estará presentado en la fecha en que fue firmado y enviado por el presentante.
- Escritos en papel
Las presentaciones electrónicas y los escritos en papel coexistirán, más allá de lo establecido por las resoluciones de la Suprema Corte, así como también sigue vigente la figura del patrocinio letrado.
Las decisiones de la Suprema Corte de Justicia llevaron a confusión acerca de la coexistencia entre los escritos que se presenten en papel y los escritos electrónicos.
Específicamente la res. SC 707/2016 menciona la “…coexistencia del sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas con el tradicional esquema de presentaciones en formato papel, hasta el 1º de agosto de 2016…”.
Su art. 1° decide “…permitiendo, hasta el 1º de agosto de 2016 la coexistencia del sistema de Notificaciones y Presentaciones Electrónicas con el tradicional esquema de presentaciones en formato papel…”..
Consideramos que se trata de un error.
Los escritos en papel y los escritos electrónicos tendrán que convivir, al menos, hasta que se reforme el art. 118 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires.
Existen para ello razones legales y motivos de orden práctico.
Desde el punto de vista legal, el art. 118 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires establece que los escritos judiciales deben presentarse en papel, y contar con la firma de la parte. La firma, corresponde a las previsiones de los actuales arts. 286 a 288 del Cód. Civ. y Com.
Obviamente la Suprema Corte de Justicia no puede modificar el Código Procesal. Tampoco obviar el requisito de la firma de la parte prevista por el art. 118, ni cambiar el concepto de firma indicado por el Código Civil y Comercial.
Tampoco puede restringir —sin base legal— los medios de presentarse ante la justicia. Esa restricción sería contraria al principio de progresividad de los derechos pues, en lugar de ampliar las vías de acceso a la justicia, las restringiría (art. 15 de la Const. Buenos Aires y art. 8º de la Convención Americana de Derechos Humanos).
En el aspecto puramente práctico tendrán que presentarse en papel los escritos en los que deba firmar el patrocinado o un tercero ajeno al proceso (oficina pública o privada que debe brindar informes, por ejemplo). También aquellos en los que se acompañe documentación en original.
Por lo tanto la presentación electrónica de escritos no puede resultar obligatoria y excluyente del papel, en tanto existen estos supuestos específicos en los que la presentación electrónica no resulta adecuada.
El propio texto del Acuerdo 3733 corrobora esta interpretación. El art. 1º, párrafo segundo, establece que, encontrándose disponibles las notificaciones electrónicas, no podrá utilizarse la cédula en papel. Pero no se impone una restricción semejante ni limita las presentaciones en papel para aquel único supuesto en que no se encuentre disponible el sistema electrónico.
En esa inteligencia entendemos que el Acuerdo 3415, al permitir el apoderamiento mediante “carta-poder” aun en los casos en que la parte no cuente con beneficio de litigar sin gastos (art. 85 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires) o el monto del proceso supere los 120 jus (art. 46 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires), no ha venido tampoco a derogar la figura del litigante por derecho propio con patrocinio letrado.
Por el contrario, lo que hace es ampliar los modos de poder comparecer.
La Suprema Corte no podría —aun si hubiese querido— derogar la figura del litigante que comparece por su propio derecho con patrocinio letrado.
Pero, además, no ha querido hacerlo.
Ello queda corroborado con la propia redacción de la norma que alude, luego de la carta-poder, a la gestión del art. 48 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires y a las presentaciones de mero trámite del art. 56 inc. “c” de la ley 5177. Si se mencionan estos supuestos es, indudablemente, porque la figura del patrocinio letrado no ha desaparecido; de otra forma no tendría sentido aludir a las presentaciones de mero trámite que el patrocinante puede efectuar con su sola firma (art. 56 inc. “c” citado), ni mencionar la gestión para presentaciones urgentes, que quedaría vacía (art. 48).
VII. Copias de escritos
En el caso de escritos electrónicos es el tribunal el que debe cumplir con el art. 120 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires.
El abogado que presenta un escrito electrónico no debe proveer copias del escrito en los términos del art. 120 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires.
Es obligatorio para los órganos jurisdiccionales recibir los escritos electrónicos e imprimir tantas copias como sean necesarias para el caso de que la presentación requiera un traslado que deba notificarse personalmente o por cédula (17).
Es decir que el art. 120 queda, en cierta medida, desdibujado.
El profesional que presenta el escrito electrónico no debe adjuntar ni proveer ninguna copia.
El tribunal debe imprimir tantas copias como resultan necesarias en caso de que la notificación deba practicarse en papel.
Si la notificación fuera a efectuarse en forma electrónica a la otra parte, la copia en papel no resulta exigible ni debe tampoco imprimirla el tribunal.
VIII. Documentos adjuntos
La documentación que puede adjuntarse a los escritos y cédulas electrónicas constituye una copia firmada.
Como se indicó más arriba (ver pto. V) los escritos que deben ser firmados por el patrocinado habrán de presentarse en formato papel.
También cuando se trate de escritos en los que se acompaña documentación original. En efecto, la documentación que puede acompañarse al escrito electrónico en formato pdf implica una copia firmada por el presentante.
Ello puede ser bastante en los supuestos en que la ley admite que es suficiente una simple copia, con la firma del letrado. Por ejemplo, el caso del poder general para juicios (18).
En cambio, allí donde corresponda acompañar originales, no resultará suficiente la adjunción de un archivo en pdf y deberá presentarse la documentación en papel, obviamente acompañada de un escrito también en papel.
La cuestión no reviste complejidad en el caso de las cédulas de notificación: tal como ocurre en formato papel, la documentación que con ellas se acompaña es sólo una copia firmada. Eso no cambia en el caso de cédulas electrónicas (19).
Pero sí tenemos que tener presente que la documentación que acompañamos con un escrito electrónico también es sólo una copia firmada, y no un original.
- Recepción de material para confronte por el tribunal (cédulas, oficios, mandamientos, etc.)
Los profesionales pueden presentar mandamientos, cédulas, oficios y edictos para su confronte por parte del tribunal.
Así como se presentan en papel las cédulas, mandamientos, edictos y otras piezas para su confronte y firma por el tribunal, también pueden colocarse estos elementos para confronte de manera electrónica.
Los instrumentos deben confrontarse dentro del día hábil siguiente a su ingreso en el sistema (20).
Debe tenerse presente que la cédula, mandamiento u oficio que el profesional remite al juzgado se encuentra firmado electrónicamente. Por lo tanto el tribunal no puede modificar ese documento; únicamente puede firmarlo u observarlo por algún error.
Una vez confrontada la pieza por parte del juzgado, se procederá de la siguiente manera:
- i) A la remisión a su destinatario, si se trata de una cédula dirigida a un domicilio electrónico;
- ii) A la impresión y firma por el juez, si se trata de un mandamiento;
iii) A la remisión a la Oficina de Mandamientos y notificaciones respectivas para su impresión y diligenciamiento, si se trata de una cédula que debe diligenciarse en formato papel.
- Recepción de escritos por el tribunal
El tribunal debe recibir todos los escritos que le sean presentados, sin posibilidad de rechazarlos ni de observarlos.
El escrito electrónico —según se indicó en el pto. V— queda recibido desde el mismo momento en que fue firmado y enviado por el profesional. Ello es independiente de cualquier acción que realice el tribunal.
Los escritos deben ser recibidos, sin posibilidad de que el organismo los rechace ni los observe (21).
Aun si el escrito indicara una carátula distinta del expediente en el que fue efectivamente presentado, debe recibirse y despacharse mediante la providencia que pudiera corresponder.
Al recibir el escrito el tribunal debe imprimir el texto, para agregarlo al expediente con su correspondiente despacho. Una vez despachado y firmado —no antes— también indicará que el escrito es “público” en el sistema Augusta, de manera que tanto el escrito como el despacho puedan verse en la Mesa de Entradas Virtual.
Si correspondiera correr traslado por cédula del escrito presentado en forma electrónica, el organismo procederá a imprimir las copias en papel que fuesen necesarias (22).
- Conclusiones
En síntesis, respecto del sistema de Presentaciones y Notificaciones Electrónicas en la Provincia de Buenos Aires, tanto jueces como abogados debemos tener presente lo siguiente:
-El sistema de presentaciones y notificaciones electrónicas se encuentra vigente en todos los organismos del Poder Judicial de la Provincia de Buenos Aires;
-En todos los procesos debemos constituir domicilio electrónico;
-Las notificaciones electrónicas pueden ser practicadas por el tribunal y/o por una de las partes, a quien tenga constituido un domicilio electrónico;
-Quienes cuentan con firma electrónica y dispositivo criptográfico (token) pueden presentar escritos en forma electrónica;
-Las presentaciones electrónicas y los escritos en papel coexistirán, más allá de lo establecido por las resoluciones de la Suprema Corte, así como también sigue vigente la figura del patrocinio letrado;
-En el caso de escritos electrónicos es el tribunal el que debe cumplir con el art. 120 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires;
-La documentación que puede adjuntarse a los escritos y cédulas electrónicas constituye una copia firmada;
-Los profesionales pueden presentar mandamientos, cédulas, oficios y edictos para su confronte por parte del tribunal;
-El tribunal debe recibir todos los escritos que le sean presentados, sin posibilidad de rechazarlos ni de observarlos.
Todos los cambios requieren esfuerzo para vencer la inercia.
Mucho más, cuando esos cambios afectan de modo trascendente el modo en que hemos trabajado durante siglos (literalmente). Sin embargo, todas las tecnologías que en su momento fueron “nuevas” terminaron por imponerse.
(1) Art. 2º del Acuerdo 3733.
(2) Res. SC. 582/2016, del 13 de abril de 2016, art. 1º.
(3) Res. SC 582/2016, consid. I.3.
(4) “…Toda persona que litigue por su propio derecho o en representación de tercero deberá constituir domicilio dentro del perímetro de la ciudad que sea asiento del respectivo juzgado o tribunal, juntamente con una casilla de correo electrónico, que será la asignada oficialmente al letrado que lo asista, donde se le cursarán las notificaciones por cédula que no requieran soporte papel…” (el destacado es nuestro).
(5) Res. SC 582/2016 y Acuerdo 3845/17.
(6) C2ª Civ. y Com. La Plata, en pleno, “Federación Médica de la Provincia de Buenos Aires c. Obra Social Unión Personal Civil de la Nación Accord Salud s/ repetición sumas de dinero”.
(7) Art. 143 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires (texto según ley 14.142).
(8) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 3º.
(9) https://notificaciones.scba.gov.ar
(10) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 7º.
(11) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 7º, párrafo segundo.
(12) Acuerdo 3845/2017.
(13) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 8º “a”.
(14) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 8º “b”.
(15) https://notificaciones.scba.gov.ar
(16) SCBA, in re A. 74409, “Carnevale, Cosme O. c. Provincia de Buenos Aires s/ pretensión Indemnizatoria. Recurso extraordinario de inaplicabilidad de ley”.
(17) Punto 3 del “Protocolo para Presentaciones Electrónicas” (res. SC 3415/2012).
(18) Art. 46 del Cód. Proc. Civ. y Com. de Buenos Aires.
(19) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 4º.
(20) Reglamento para la Notificación por Medios Electrónicos, art. 5º.
(21) Acuerdo 3415.
(22) Punto 3 del “Protocolo para Presentaciones Electrónicas” —Res. SC 3415/2012—, y pto. VII más arriba.